…Люди, выходящие на пенсию по старости, порой сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы. Основным документом, подтверждающий трудовой стаж гражданина, является трудовая книжка. Если все записи в ней оформлены правильно, то проблем не возникает. Иногда записи в трудовой книжке имеют ошибки и неточности: незаверенные исправления, записи выполнены различным цветом чернил, не заверены печатью и т.д. В этом случае гражданину необходимо подтвердить период своей работы соответствующими справками.
Сложнее всего получить справку за период с 1986 по 1995 годы, тогда документы просто не передавались в архив. В 90-е годы достаточно много предприятий было ликвидировано или же, наоборот, открылись новые, а в некоторых случаях предприятия меняли своих собственников.
Далеко не все ликвидированные организации соблюдают правила о необходимости передачи бухгалтерских документов по личному составу в архив, и в дальнейшем у работников возникают проблемы с подтверждением стажа работы. Поэтому необходимо сдавать документы в архив или же хранить их 75 лет.
В Нарьян-Маре действует муниципальный архив, основными задачами которого являются: хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов.
Архивохранилище оборудовано всем необходимым для вечного длительного хранения документов – в нем есть автоматическая система пожаротушения, металлические стеллажи, кондиционеры, металлические картотеки и шкафы, увлажнитель и очиститель воздуха, пылесос, на окнах установлены металлические роль-ставни. Все помещения муниципального архива оснащены пожарной и охранной сигнализацией.
Все поступившие и закартонированные документы снабжаются ярлыками, на которых указывают название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, номера единиц хранения, находящихся в архивном коробе. Дела помещаются в архивные короба из безкислотного картона, который обеспечивает длительную сохранность документов.
Для того чтобы документы сохранялись в качественном виде - контролируется помещение самого архива. Для увеличения влажности хранилища используется увлажнитель и очиститель воздуха. Он очищает воздух от бумажной пыли. Каждый день осуществляется контроль за температурно-влажностным режимом и заносятся показания температуры в регистрационный журнал.
Особенностью городского архива является то, что специалисты приступили к целенаправленной работе по оцифровке и сканированию описей и архивных документов, сканированию документов. В целях оперативного поиска документов и улучшения информативности документов приобретена лицензионная программа "Официальные документы органов власти" для создания электронной базы данных по личному составу "Официальные документы органов местного самоуправления МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
Внесение информации по личному составу позволит обеспечить нераспространение персональных данных граждан и ускорит поиск информации для оформления архивных справок. Кроме этого, возможно будет найти информацию на сайте Росархива, в Центральном фондовом каталоге.
- В 2016 году основная работа муниципального архива города была направлена на предоставление муниципальных услуг, обеспечение сохранности архивных документов, соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, взаимодействие с организациями – источниками комплектования, - отметила заведующая муниципальным архивом Ирина Лисенкова. - Закартонировано 1803 единицы хранения. В этом году поступило на хранение архивных документов в количестве 596 единиц, в том числе дел постоянного хранения – 95, дел по личному составу – 501.
В муниципальный архив принимаются документы от ликвидированных организаций независимо от форм собственности. Для сдачи документов в архив требуется заключить договор о передаче документов на хранение в муниципальный архив с администрацией города. Индивидуальные предприниматели, частные организации, которые зарегистрированы на территории округа, при ликвидации могут передать документы в архив города, причем безвозмездно. Документы принимаются в упорядоченном виде, то есть они должны быть подшиты, пронумерованы и на них должны быть составлены описи. Специалисты муниципального архива готовы проконсультировать, как готовить документы к сдаче в архив.
На сегодняшний день по договорам в архив сданы документы по договору от ООО " Варандейнефтегазстрой", ООО "Служба заказчика", МУП "Северянка", МУП "Горстройзаказчик", МУП "Нарьян-марский учколлектор" и других.
В 2016 году были приняты документы по личному составу от ООО "Варандейнефтегазстрой". В связи с предстоящей ликвидацией ООО "Нарьян-марремстрой" в ноябре 2016 года обратилось в Администрацию города с просьбой о передаче в муниципальный архив документов по личному составу за период с 1966 по 2016 годы. ООО "Нарьян-Марремстрой" была оказана консультационная, методическая и практическая помощь в подготовке документов, а в 2016 году заключен договор о передаче документов.
Домовая книга 1937 года
Документы передаются на постоянное хранение, дела по личному составу – на 75 лет. Самые "старые" документы архива - домовые книги по жилому фонду 1937 года.
- Мы благодарны руководителям ликвидированных организаций, которые передали и передают документы в наш архив, - отметила Ирина Лисенкова. - Ведь работники ликвидированных организаций постоянно обращаются к нам за справками.
По словам архивиста Марии Спирихиной, у архива есть муниципальная услуга "Предоставление архивной информации". Для ее получения граждане могут направить заявление в письменном виде или в электронной форме на адрес: archive@adm-nmar.ru . Также эту услугу можно получить в МФЦ, на Едином портале государственных и муниципальных услуг - gosuslugi.ru - и на региональном портале государственных и муниципальных услуг - uslugi.adm-nao.ru. В 2016 году мы предоставили 115 муниципальных услуг по письменным запросам, в читальном зале муниципального архива – 6 услуг, было выдано пользователям для работы в читальном зале 52 дела и 9 описей.
Сотрудники архива оказывают консультативную и методическую помощь по вопросам организации делопроизводства и архивного дела организации. Консультирование осуществляется специалистами муниципального архива на приеме, по телефону, по письменным обращениям заявителей, включая обращения по электронной почте.
Муниципальный архив взаимодействует с муниципальными организациями. В список организаций – источников комплектования муниципального архива - включены 7 организаций: Нарьян-Марский городской Совет, Администрация МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар", Управление финансов администрации МО, Управление строительства, ЖКХ и градостроительной деятельности Администрации, МКУ "Управление городского хозяйства г. Нарьян-Мара", Управление образования, молодежной политики и спорта Администрации МО, Избирательная комиссия МО "Городской округ "Город Нарьян-Мар".
В течение года была оказана консультативная, методическая и практическая помощь специалистам организаций, источников комплектования, в составлении описей дел постоянного хранения, по личному составу, предисловий к описям, исторических справок к фондам, составлению актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению, номенклатур дел, формированию и оформлению дел.
В 2016 году для специалистов организаций, источников комплектования муниципального архива города Нарьян-Мара, проведено два семинара на тему: " О новых правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", "Учёт документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в организации".